BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ
Birim Kalite Politikaları-Görev Tanımları

Temel Politikalar ve Öncelikler;
Genel Sekreterlik olarak amaç ve hedeflerimizin temelini oluşturan, Üniversitemiz idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlayarak, kurumuyla bütünleşmiş, işine sahip çıkan personel yetiştirerek, kökleri sağlam bir Kurum Kültürü oluşturmak.

GENEL SEKRETERLİK GÖREV ve SORUMLULUKLARI


-Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak,
-Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak, bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,
-Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını üniversiteye bağlı birimlere iletmek,
-Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Rektöre öneride bulunmak,
-Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek.
-Rektör tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak.

YAZI İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ PERSONELİNİN GÖREVLERİ

-Rektörlük tarafından istenen bilgileri ve raporları derlemek ve yazmak,
- Rektörlüğün ve Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek,
- Rektör ve Rektör Yardımcısı Genel Sekreter’in görevlendirmeleri ile vekaletlerinin yazılması ve ilgili birimlere duyurulmasını gerçekleştirmek,
- Üniversitemiz tarafından kurulan merkezlerin yazışmalarını yapmak,
- Birim faaliyet raporunu hazırlamak,
- Üniversitemiz Yönetmelik, Yönerge, İlkeler ve Esasları yazılı hale getirmek ve değişiklik olduğunda birimlere duyurusunu yapmak,
-YÖK ve Valilikçe istenen üniversitenin kuruluş ve gelişim brifingi verilerini derlemek ve sunmak
-Senato ve Yönetim Kurulu toplantılarını üyelere duyurmak ve alınan kararları yazarak, gerekli birimlere iletmek, imzaya sunarak arşivlemek,
- Yeni kurulan ve elemanı olmayan fakülte ve yüksekokulların yönetim ve kurul toplantılarını üyelere duyurmak ve alınan kararları yazarak, gerekli birimlere duyurmak, imzaya sunarak arşivlemek,
- Döner Sermaye İşletmesi yönetim kurulu toplantılarını üyelere duyurmak ve alınan kararları yazarak, gerekli birimlere duyurmak, imzaya sunarak arşivlemek,
-Üniversitemiz akademik ve idari personeli hakkında açılan soruşturmalar ile ilgili tüm işlemlerin yapmak ve belgeleri saklamak, Disiplin Soruşturması Defterini işlemek
- Üniversite Disiplin Kurulu Kararları’nı yazmak ve ilgili birimlere duyurmak,
- Üniversite personelinin maaş anlaşmalarıyla ilgili bankalarla yazışmalar yapmak,
- Çeşitli kurum ve kişilerle yapılan protokoller konusunda yazışmalar yapmak ve dosyalamak,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında gerçek ve tüzel kişilerin kanunda belirtilen çerçevede talep ettikleri bilgi ve belgeleri sağlamak,
- Üniversitemizin açılış ve mezuniyet törenleri ile ilgili tüm organizasyonları gerçekleştirmek,
-Üniversite bünyesinde çeşitli çalışma konuları ile ilgili ortak standartlar oluşturmaya yönelik çalışmalar yapmak,
- Araç görevlendirmelerinin yapılması. (Şoför ve Araçların Belirlenmesi ve Araç Görev Kağıtlarını Hazırlanması, Görevlendirmelerinin yapılması ve ilgili birimlere ulaştırılması)
- Rektörlüğe Bağlı Birimlerin öğretim elemanlarının görev süre uzatımlarını yapmak,
- Biriminin taşınır işlemlerini gerçekleştirmek,
- Eski yıllara ait evrakları arşivlemek,
- Bağlı olduğu Şube Müdürlüğünün diğer yazışmalarını yapmak,
- Bağlı olduğu Şube Müdürlüğünün yazışmalarını saklamak ve arşivlemek,
- Genel Sekreter, Genel Sekreter Yrd. Şube Müdürü ve Şube Şefi tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİNİN GÖREVLERİ

-Üniversite kampüslerindeki bina ve tesislerin güvenliğini sağlamak,
- Üniversite giriş ve çıkış kontrollerini yapmak,
- Acil güvenlik yardım hizmetlerine duyarlı olarak müdahale etmek,
- Genel olarak, üniversiteyi her türlü tehlikeden koruyarak, görev alanı içinde işlenmiş ve işlenmekte olan suçları derhal genel kolluk kuvvetlerine (polis) bildirmekle beraber, onlar gelinceye kadar zanlıları yakalama, gözaltına alma yetkisine sahip olarak delilleri muhafaza etmek,
- Genel Sekreter, Genel Sekreter Yrd. tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

ULAŞIM BİRİMİNİN GÖREVLERİ

- Kurumun hizmet aracını trafik kurallarına uygun olarak kullanmak, aracın bakım ve temizliğini yapmak,
- Garaj Amirinin yaptığı çalışma planı ve verdiği emirlere göre ulaşım hizmetlerini yerine getirmek,
-Araç iş defteri, araç sicil fişi ve akaryakıt fişi gibi araçlar ile ilgili kayıtları tutmak, amire imzalatmak ve saklamak,
-Genel Sekreter, Genel Sekreter Yrd. ve Garaj Amiri tarafından verilen diğer görevleri yapmak.